Automatisera ditt arbete i Outlook med snabbsteg

Ett snabbsteg är en fördefinierad åtgärd för ett mejl som du kan utföra med ett klick. Det sparar tid eftersom du inte behöver manuellt utföra samma uppgift om (och om, och om…) igen. Snabbsteg hjälper dig att automatisera och effektivisera uppgifter såsom att flytta meddelanden till specifika mappar, markera meddelanden som lästa, markera mejl som prioriterade eller skapa möten. Dessutom säkerställer du att du har kontroll över din mejlinkorg, eftersom det är lättare att hålla den organiserad.

1. Klicka på det mejl vars hantering du vill automatisera
2. Klicka på Quick steps/Snabbsteg i menyn under Home/Start. Det är lätt att identifiera knappen tack vare den gula blixten som markerar den.
3. När du klickat på knappen Quick steps/Snabbsteg finns en meny under knappen. I menyn kan du välja en av standardkategorierna, eller klicka på New Quick Step/Nytt snabbsteg för att skapa ett eget snabbsteg. Fördelen med att skapa ett eget snabbsteg är anpassningsbarheten. Du kan anpassa snabbstegen efter dina specifika arbetsflöden och behov.
4. Ta första steget mot ett eget snabbsteg genom att klicka på Custom/Anpassat.
5. Skriv ett namn på ditt snabbsteg. Namnet får gärna vara beskrivande, så att du enkelt kan känna igen snabbsteget och förstå vad det innebär. Om du har flera snarlika projekt, vars mejl hanteras via snabbdelar, kan det vara bra att specificera vilket specifikt projekt det gäller.
6. Välj den eller de åtgärder du vill ska ske när du klickar på detta snabbsteg.
7. Du kan exempelvis välja vilken mapp mejlet ska placeras i. Klicka på Move to folder/Flytta till mapp. Detta är bra för att minska risken för att mejl hamnar på vift. Alla mejl hamnar, utan undantag, på en bestämd plats.
8. Du kan även välja om mejlet ska markeras med en prioriteringsgrad. Klicka i sådant fall på Set importance/Prioritet. Om du exempelvis arbetar med ett särskilt tidspressat projekt är det bra att sätta en hög prioriteringsgrad, eftersom det minimerar risken för att du missar att hantera ett viktigt mejl.
9. Om det är aktuellt kan du välja att det ska skapas en tid i din kalender utifrån mejlet. Klicka exempelvis på Create an appointment with attachment/Skapa en avtalad tid med meddelandetext. Att koppla din mejl till andra tjänster, såsom kalendern, är tidsbesparande. Att infoga texten från mejlet, som ligger som grund för mötet, är bra eftersom det gör det tydligt för alla mötesdeltagare vad mötet ska behandla.
10. Du kan välja ett kortkommando. När du använder kortkommandot aktiveras de åtgärder du valt ovan. Det är ett tidsbesparande alternativ till att klicka på Quick steps/Snabbstegs-knappen i menyn.
11. Avsluta skapandet av ditt nya, egna, snabbsteg genom att klicka på Finish/Slutför.