Automatisera ditt arbete i Outlook med snabbsteg

Ett snabbsteg är en fördefinierad åtgärd för ett mejl som du kan utföra med ett klick. Det sparar tid eftersom du inte behöver manuellt utföra samma uppgift om (och om, och om…) igen. Snabbsteg hjälper dig att automatisera och effektivisera uppgifter såsom att flytta meddelanden till specifika mappar, markera meddelanden som lästa, markera mejl som prioriterade eller skapa möten. Dessutom säkerställer du att du har kontroll över din mejlinkorg, eftersom det är lättare att hålla den organiserad.

1. Klicka på det mejl vars hantering du vill automatisera
2. Klicka på Quick steps/Snabbsteg i menyn under Home/Start
3. I menyn kan du välja en av standardkategorierna, eller klicka på New Quick Step/Nytt snabbsteg för att skapa ett eget snabbsteg.
4. Ta första steget mot ett eget snabbsteg genom att klicka på Custom/Anpassat.
5. Skriv ett namn på ditt snabbsteg. Namnet får gärna vara beskrivande, så att du kan känna igen snabbsteget.
6. Välj den eller de åtgärder du vill ska ske när du klickar på detta snabbsteg.
7. Klicka på Move to folder/Flytta till mapp. Detta är bra för att minska risken för att mejl hamnar på vift. Alla mejl hamnar, utan undantag, på en bestämd plats.
8. Du kan även välja om mejlet ska markeras med en prioriteringsgrad. Klicka på Set importance/Prioritet. Om du arbetar med ett särskilt tidspressat projekt är det bra att sätta en hög prioriteringsgrad.
9. Om det är aktuellt kan du välja att det ska skapas en tid i din kalender utifrån mejlet. Klicka på Create an appointment with attachment/Skapa en avtalad tid med meddelandetext.
10. Du kan välja ett kortkommando. När du använder kortkommandot aktiveras de åtgärder du valt ovan. Det är ett tidsbesparande alternativ till att klicka på Quick steps/Snabbstegs-knappen i menyn.
11. Avsluta skapandet av ditt nya, egna, snabbsteg genom att klicka på Finish/Slutför.