Infoga en signatur i Outlook

Ge ett professionellt, och varumärkesstarkt, intryck genom att skapa en personlig signatur för dina mejl i Outlook. Signaturen kan innehålla text, bilder och länkar. Du kan skapa olika signaturer för standardmejl och svarsmejl, där signaturen i svarsmejl ofta är kortare. Det är även möjligt att skapa en specifik signatur för exempelvis julhälsningar eller marknadsföring.

1. Det enklaste sättet att skapa en ny signatur på är att klicka på New Email/Ny e-post. Knappen för ny e-post hittar du i menyn, under fliken Home/Start. Knappen har ett kuvert med ett plustecken på.
2. Välj Insert/Infoga, i menyn.
3. Klicka på knappen Signature/Signatur, som finns i menyn under Insert/Infoga. Knappen känner du igen genom sitt utseende; papper och en penna.
4. I menyn som fälls ut därunder väljer du Signatures/Signaturer.
5. Klicka på knappen New/Ny till höger i rutan, benämnd Signatures and stationary/Signaturer och mallar, för att skapa en ny signatur.
6. Du kan förslagsvis skapa en Default/Standardsignatur. Du kan antingen klistra in signaturen, eller skriva den direkt i textfältet. Formatera gärna texten via textvalen ovanför textfältet. Se exempelvis om din organisation använder ett specifikt typsnitt, eller en särskild textfärg. Signaturen är ett bra sätt att stärka organisationens varumärke.
7. I rullistan under textfältet kan du ställa in vilka mejl din signatur ska användas på. Valet benämns som Choose default signature/Välj standardsignatur. Din standardsignatur använder du förslagsvis i nya mejl. Klicka då på den övre rullistan och välj, i detta fall, alternativet Default.
8. För att skapa ytterligare en mejlsignatur klickar du återigen på New/Ny.
9. Du kan exempelvis skapa en Reply/Svarssignatur. Svarssignaturer är ofta något kortare än standardsignaturer, eftersom de kan upprepas många gånger i en mejltråd.
10. Klistra in eller skriv den text du vill ha som Reply/Svarssignatur i textfältet.
11. Ställ in att din signatur ska användas som svarssignatur genom att klicka på den nedre rullistan under rubriken Choose default signature/Välj standardsignatur. Där det står Replies/forwards/Svar/vidarebefordran väljer du i detta fall alternativet Reply.
12. Om du vill skapa ytterligare en signatur: Klicka på New/Ny.
13. I textfältet anger du namnet på den nya signaturen, exempelvis namnet på en marknadsföringsinsats som du vill koppla din signatur till.
14. Klicka Ok.
15. Klistra in eller skriv den text du vill ha i din signatur. Tänk på att du, utöver text, även kan infoga bilder och länkar. Bilder drar läsarens uppmärksamhet till din signatur, och länken är bra att använda när du vill hänvisa mottagaren till exempelvis er webbplats.
16. Klicka Ok för att spara dina signaturer. Nästa gång du skriver ett nytt mejl kommer din Default-signatur automatiskt stå längst ner i mejlet. Om du vill byta signaturen till ett av dina andra alternativ klickar du på Include/Ta med och sedan Signature/Signatur.