Lägg till ett autosvar i Outlook

Automatiska svar gör det möjligt för dig att effektivt hantera inkommande e-post under tider när du inte kan svara på meddelanden omedelbart, till exempel under din semester.

Genom ditt automatiska svar gör du dina kontakter medvetna om att du inte är tillgänglig, och ger dem en förväntning om när de kan förvänta sig ett svar. Det ger ett professionellt intryck, eftersom mottagarna ser att du tar er kommunikation på allvar och är medveten om att följa upp mejlen.

1. Klicka på File/Arkiv i menyn.
2. Klicka på knappen för Automatic Replies/Automatiska svar, under rubriken Account information/Kontoinformation.
3. Markera Send automatic replies/Skicka autosvar i rutan med alternativ.
4. Du kan välja att ha autosvaret under ett specifikt tidsintervall. För att göra det markerar du rutan där det står Only send during this timer ange/Skicka endast under det här tidsintervallet. Det kan vara bra att använda tidsintervall för autosvar, eftersom det annars finns risk för att du glömmer att ta bort autosvaret när du är tillbaka på jobbet.
5. Om du väljer att ha autosvaret under ett specifikt tidsintervall kan du välja ett start- och slutdatum samt en start- och sluttid bland de rullistor som visas.
6. I textfältet skriver du det automatiska svar som du vill ska skickas inom din organisation. Ofta är det automatiska svaret som skickas till kollegor lite mer informellt. Ibland innehåller svaret även instruktioner för vem din kollega kan kontakta istället för dig under tiden du är borta, eller hur denne kan ta kontakt med dig på andra sätt än via mejl.
7. För att skriva det automatiska svar som visas för externa mottagare klickar du på fliken, strax ovanför textfältet, där det står Outside My Organization (on)/Utanför organisationen (på).
8. Fyll i det autosvar som du vill ska skickas utanför organisationen. I jämförelse med det svar som skickas inom organisationen är detta svar oftast något mer formellt. Kanske hänvisar du till en support-mejl eller till en kollega som kan hjälpa den externa mottagaren. Det kan vara bra att skriva vilken tid du är tillbaka på jobbet, så att mottagaren vet när den kan förvänta sig ett svar.
9. Klicka Ok för att spara dina autosvar.